Odoo est un logiciel de gestion d'entreprise intégré qui offre des fonctionnalités de comptabilité robustes, ainsi que d'autres modules tels que la gestion de la relation client, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la gestion des projets. La comptabilité dans Odoo est facile à utiliser et permet une vue complète et à jour des finances de l'entreprise.
La migration de votre comptabilité EBP vers Odoo est un processus simple puisque vous avez la possibilité d'importer votre paramétrage comptable et l'historique de vos transactions en important un Fichier des écritures comptables (FEC) standard.
Pourquoi passer sur Odoo comptabilité ?
Si vous utilisez actuellement EBP Compta PRO, vous serez intéressé par une alternative plus moderne et plus adaptée à vos besoins actuels : Odoo comptabilité.
Le passage à Odoo comptabilité offre de nombreux avantages par rapport à EBP :
- Une interface plus moderne et plus conviviale : Odoo a un design actuel et attractif, ce qui le rend agréable à utiliser. La navigation est intuitive, pour un accès rapide aux informations et aux fonctionnalités nécessaires. De plus, Odoo offre une expérience utilisateur personnalisable, vous pouvez personnaliser l'interface en fonction de vos préférences et de vos besoins.
- Une vue complète des finances de l'entreprise : Odoo comptabilité inclut des modules financiers tels que la comptabilité générale, la facturation, le suivi des achats, le rapprochement bancaire, la gestion des budgets et une application Notes de frais. Tous ces modules sont interconnectés, ce qui facilite la planification et la prise de décision. De plus, Odoo comptabilité inclut des tableaux de bord financiers personnalisables qui permettent une visualisation en temps réel des finances de l'entreprise et une comparaison avec les objectifs et les budgets établis.
- Une intégration avec d'autres modules de gestion d'entreprise : Odoo est une plateforme de gestion d'entreprise intégrée qui inclut de nombreux modules différents pour gérer les aspects clés de votre entreprise, tels que la gestion des ventes, la gestion des achats, la gestion de la production, la gestion du personnel et bien plus encore. L'intégration entre les différents modules d'Odoo permet de partager des données et des informations pour une comptabilité en temps réel. Cela élimine la nécessité de saisir manuellement les données dans plusieurs systèmes différents et améliore la précision des données.
- Des mises à jour régulières et un support illimité et gratuit : Odoo propose des mises à jour mineures et une version majeure chaque année. Odoo travaille d'arrache-pied pour ajouter de nouvelles fonctionnalités et améliorer les performances de la plateforme. De plus, vous bénéficiez d'un support illimité et gratuit pour tirer le meilleur parti de votre logiciel. Odoo propose également un large éventail de ressources en ligne, telles que des didacticiels, des forums et des bases de connaissances, pour aider les utilisateurs à trouver les informations dont ils ont besoin.
- Conformité aux normes comptables françaises : Odoo est un logiciel comptable qui répond aux spécificités réglementaires françaises. Il se conforme au Plan comptable français, aux numéros de SIRET et aux dispositions du Code Général des impôts, notamment l'article 286, l.3° bis sur les logiciels de caisse. le logiciel de facturation Odoo facilite la gestion de la facturation électronique, des fichiers FEC, de la déclaration de TVA, et respecte les critères de sécurité et d'archivage des données de vente. Grâce à sa synchronisation avec les banques françaises et son intégration de la facturation électronique au format FACTUR-X, Odoo est le choix idéal pour les entreprises soucieuses de la conformité de leur comptabilité.
Comment basculer sur Odoo ?
Pour passer de EBP à Odoo comptabilité, c'est facile. Odoo permet d'importer un fichier standard d'écritures comptables (FEC). L'import de ce fichier va permettre de transférer simultanément votre paramétrage (les comptes, les tiers et les journaux) et l'historique de vos transactions.
Le paramétrage comptable général
Pour initialiser votre comptabilité Odoo, commencez par installer les applications Comptabilité et Gestion documentaire. Cette dernière vous permettra de centraliser les documents dans une gestion documentaire et de bénéficier de la fonctionnalité tableur très utile pour automatiser vos reportings.
Installer ensuite la localisation française depuis la configuration de l'application comptabilité, ce qui créera les comptes comptables du plan comptable général ainsi que les codes de taxes et positions fiscales adaptés.
Passez en revue ensuite le reste l'onglet "Paramètres" pour vos différentes options : TVA sur les encaissements, remises de virements, mandats de prélèvements, modèles de factures, taxes par défaut, devises, etc.
Connectez vos banques pour récupérer les relevés
Avant de lancer l'import de votre historique, vous devez connecter vos banques. La connexion est automatique, vous pouvez la lancer depuis le menu "Ajouter un compte bancaire"
La connexion à votre banque va automatiquement créer un journal ainsi qu'un compte bancaire. Vous devrez mettre à jour le code du journal et le compte comptable associés pour qu'ils correspondent avec EBP et que les données d'historique se lient correctement lors de l'import.
Installez le module d'import FEC
Pour importer votre fichier, le module d'import doit être installé :
Vérifiez l'import sur une base de test
Votre reprise doit impérativement être vérifiée. Une fois les étapes précédentes effectuées, vous pouvez copier votre base de production sur une base test pour lancer un premier import de contrôle. Pour vérifier les données importées, vérifier quelques tiers par sondage puis procédez à un pointage des soldes des comptes et des tiers via la fonction RechercheV Excel sur votre balance générale et vos balances auxiliaires.
Vérifiez ensuite que toutes les informations sont bien reprises via le menu "Ecritures comptables". Les fichiers FEC générés par EBP peuvent comporter des numéros de pièces peu pertinents. N'hésitez pas à modifier le fichier FEC pour alimenter des informations à votre guise. Les fichiers sont générés au format .txt mais vous pouvez coller le contenu dans Excel ou LibreOffice (recommandé) pour les éditer au format tableur. En particulier le numéro des pièces se trouve dans la colonne "NumDoc" et il peut être basculé dans la colonne "PieceRef".
Importez vos données sur la base de production
Une fois que vous avez validé vos imports, vous pouvez charger les informations sur la base définitive en toute confiance. Vous devrez ensuite à nouveau pointer les soldes pour vous assurer que vous n'avez rien oublié !
Mettez à jour le paramétrage
L'import du fichier FEC permet de créer automatiquement tous vos tiers, vos journaux et les comptes non présents par défaut dans Odoo comptabilité. Cependant, il ne comporte pas toutes les informations de paramétrage. Par exemple, il ne comporte pas les informations d'adresse ou de contact des tiers qui sont créés lors de l'import. Il vous faut donc exporter ces informations de EBP pour mettre à jour les tiers créés lors de la reprise. C'est un jeu d'enfants avec la fonctionnalité d'import Odoo ! Il vous suffit d'exporter votre liste des tiers Odoo en cochant la case "Je veux mettre à jour les données" et enrichir le fichier généré avec les données EBP puis le recharger. Ici encore la fonction Excel RechercheV vous sera d'une grande aide pour préparer rapidement votre fichier.
Bien sûr ! Vous pouvez reprendre un historique de plusieurs exercices voire de l'intégralité de votre activité. Ayez cependant en tête que le premier fichier doit comporter des A nouveaux mais pas les suivants. En effet, Odoo totalise les écritures sur un tiers ou un exercice.
L'import de vos écritures dans Odoo permet de lettrer certaines écritures entre elles si elles sont présentes dans le même fichier, c'est-à-dire par exemple qu'une facture a été réglée au cours de l'exercice. Si des écritures de différents exercices sont lettrées ensemble, Odoo alimente la référence de lettrage dans un champ dédié mais ne peut pas lettrer. Il faut alors lancer une opération de lettrage automatique des écritures lorsque vous chargez plusieurs années d'historique.
EBP exporte le nom des tiers tel qu'il était à l'heure de la comptabilisation. Il est possible que le nom du tiers ait été modifié par la suite et les fichiers FEC comporteront des noms différents (parfois uniquement un espace) pour un même tiers. Odoo va donc créer plusieurs tiers mais pas de panique ! Il vous suffira de sélectionner ces tiers et de les fusionner, ce qui aura pour effet d'associer l'ensemble des écritures à un même tiers.
La plupart des décideurs pensent qu'il faut forcément attendre le début d'un exercice pour changer de système comptable. En réalité il est possible de basculer à n'importe quel moment. Si vous souhaitez basculer en début d'exercice, le plus simple est de reprendre votre historique EBP et clôturer dans Odoo. Vous éviterez ainsi d'attendre plusieurs semaines que vos comptes soient validés pour avoir vos encours. Pour basculer en cours d'exercice, nous recommandons de basculer en début de mois mais ce n'est pas indispensable. Intégrez votre historique et démarrez votre comptabilité Odoo pour bénéficier d'un outil moderne et performant.