Les Charges constatées d'avance (CCA) sont utilisées en comptabilité pour neutraliser l'impact des charges qui ont été comptabilisées sur une période mais qui en concernent une (ou plusieurs) autre(s).

Ces dépenses futures doivent être reportées au bilan de l’entreprise jusqu’au moment où elles peuvent être imputées, en une fois ou sur une période définie, au compte de résultats.

Configurez votre module de comptabilité pour générer de façon automatique les écritures de CCA en brouillon. Ces transactions sont comptabilisées périodiquement sur un compte de charges constatées d'avance plutôt que sur un compte de dépenses par défaut. 

1. Configuration

Prenons un exemple avec une assurance sur 12 mois d’un montant de 1 200 € payée en une seule fois. Le service n’est pas encore utilisé. Cette nouvelle charge est comptabilisée dans un compte de charge constatée d’avance. Chaque mois durant 12 mois, 100 € seront reconnus comme dépenses.

Odoo Comptabilité gère les CCA en les répartissant sur plusieurs entrées créées automatiquement en mode brouillon puis comptabilisées périodiquement.

Voyons comment configurer un modèle CCA afin d’automatiser ces entrées de dépenses reportées.

1.1 Modèle CCA

Pour créer un modèle CCA, allez dans le menu Comptabilité / Configuration / Gestion / Modèles de dépenses reportées, cliquez sur Créer et  remplissez le formulaire :

- définir le nombre de reconnaissance en mois ou années, sélectionner le Compte Charges constatées d'avance, le compte de dépenses, le journal, puis donner un nom au modèle CCA (par exemple: Assurance 12 mois).

 1.2 Fiche article 

Créer la fiche article des produits dont les dépenses sont constatées d'avance (ici Assurance):

• Onglet “Informations Générale”

• l’article est marqué comme “Peut être acheté” 

• type d’article : service

• Onglet “Achats” : 

• politique de contrôle sur quantités commandés

• Taxes fournisseur

• Onglet “Comptabilité”:  sélectionner le compte où la dépense doit être reportée.

1.3 Compte "Charges constatées d'avance"

Les transactions doivent être comptabilisées sur le compte charges constatées d'avance plutôt que sur le compte de dépenses par défaut.

Pour configurer un compte dans le plan comptable, allez dans Comptabilité ‣ Configuration ‣ Plan comptable, sélectionnez le compte 486000 Charges constatées d'avance.  

Dans l’onglet “Comptabilité”: le type de compte est “Actifs circulants”

Dans l’onglet “Automatisation”:

• cocher l’option parmi les trois choix pour le champ "Automatiser les dépenses reportées" :

• Non : c’est la valeur par défaut. Rien ne se passe.

• Créer un brouillon: chaque fois qu’une transaction est enregistrée sur le compte, une entrée de dépenses reportées brouillon est créée, mais pas validée. Vous devez d’abord remplir le formulaire dans Comptabilité ‣ Comptabilité ‣ Dépenses reportées.

• Créer et valider: vous devez également sélectionner un modèle CCA. Chaque fois qu’une transaction est enregistrée sur le compte, une entrée de dépenses reportées est créée et immédiatement validée.

• rattacher le modèle CCA au compte 

2. Achats comptabilisés mais non réceptionnés ou non réalisés

Quelques exemples courants de charges constatées d’avance: factures d’achats de marchandises comptabilisées mais non encore livrées, les assurances payées et comptabilisées …

2.1 Facture d’achat

Créez la facture d’une assurance de 12 mois:

Confirmer la facture: un formulaire de dépenses reportées est généré automatiquement au statut brouillon.

 

2.3 Formulaire de dépenses reportées

A partir de la facture, cliquer sur le smart buttom ou bien aller dans Comptabilité/Gestion/Dépenses reportées. 

Sur le formulaire de dépenses reportées (ici Assurance 12 mois), cocher (ou non) le prorata temporis pour la calcul des revenus. La fonction Prorata Temporis est utile pour comptabiliser les dépenses le plus précisément possible. La première entrée sur les dépenses reportées est calculée en fonction du temps restant entre la date au prorata et la première date de reconnaissance plutôt que la durée par défaut entre les reconnaissances.

Cliquer sur le bouton pour générer le tableau des dépenses puis confirmer. 

Les écritures de dépenses reportées sont automatiquement générées au statut brouillon:

Ces écritures sont automatiquement comptabilisées à la date comptable. Le serveur vérifie une fois par jour si une entrée doit être comptabilisée.

3. Entrées CCA

Une entrée CCA génère automatiquement toutes les écritures de journal en mode brouillon. Ils sont ensuite comptabilisés un par un au bon moment jusqu’à ce que le montant total du revenu soit reconnu.

Pour créer une nouvelle entrée, allez dans Comptabilité ‣ Comptabilité ‣ Dépenses reportées, cliquez sur Créer, puis remplissez le formulaire (voir § 2.3).