Les encaissements client peuvent être constatés de différente manières dans Odoo. Vous pouvez comptabiliser un paiement depuis une facture ou depuis le rapprochement bancaire. Vous pouvez bien sûr utiliser tous types de modes de règlement (virement, prélèvement Sepa, CB, espèces, chèques, etc.) et enregistrer des paiements partiels, des écarts de règlement ou encore des escomptes.

Voyons comment configurer le module de comptabilité pour gérer les encaissements clients. 

1. Configuration

      1.1 Règlements clients

Aller dans Configuration > “Paiements client”: activer “Prélèvement SEPA (SDD)” puis renseigner l'Identifiant du créancier.

Activer “Prélèvement SEPA (SDD)” active automatiquement “Paiements en groupe”

      1.2 Journaux

Pour créer un journal de banque, aller dans Comptabilité > Configuration > Comptabilité: journaux. 

• saisir le nom de la banque

• sélectionner le type “Banque”

• dans l’onglet “Pièces comptables”: 

• sélectionner  le compte comptable de la banque 

• sélectionner le compte d’attente (ou compte de paiements entrants). 

C'est un compte tampon sur lequel sont enregistrés tous les règlements. Tant que le règlement n’est pas rapproché, les factures apparaissent “En paiement”. Dès que le rapprochement est effectué, le montant est automatiquement transféré sur le compte de banque et les factures sont marquées “Payé”.

• saisir le code du journal

• sélectionner le numéro de compte bancaire

• sélectionner l’option de “Provenance des relevés bancaires”

• Indéfini pour le moment

• Importer(CAMT, CSV, OFX)

• Synchronisation bancaire automatisée

Dans l’onglet “Paiements entrants”: 

• “Manuel” est ajouté par défaut à la création du journal pour les virements reçus

• “Prélèvement SEPA (SDD)” et “Bordereau de dépôt” activés dans Configuration sont ajoutés automatiquement. 

Créer un journal de type "Caisse" pour enregistrer les règlements client en "espèces" :

2. Encaissements

Dans Odoo, un règlement client peut être directement lié à une facture ou être un enregistrement autonome.

• Si un règlement est lié à une ou plusieurs facture(s), il réduit le montant dû de la facture. Il est possible d’avoir plusieurs règlements clients liés à la même facture. Il s’agit de règlements partiels.

• Si un règlement n’est pas lié à une facture, le client dispose d’un encours de crédit (crédit en circulation). Vous pouvez utiliser ce crédit en attente pour payer des factures déjà enregistrées ou des factures à venir.

Un règlement client peut être enregistré directement dans le relevé bancaire.

2.1 Enregistrer un règlement client

2.1.1 Depuis une facture de vente

A partir d’une facture de vente, cliquez sur le bouton  pour enregistrer le règlement du client :

Sélectionner le journal de banque et le moyen de paiement “Manuel” pour un virement reçu. Odoo propose par défaut le montant total de la facture. Modifier le montant s’il s’agit d’un règlement partiel. Le numéro de la facture à régler est renseigné par défaut dans “Mémo”; ce champ est modifiable.

Lorsque l’on clique sur , le règlement client est comptabilisé (la pièce de banque est générée).

Le règlement client est lettré avec la facture de vente en réduisant le montant dû (ici le règlement étant total, le montant dû = 0).

Le règlement est enregistré dans un compte d’attente. Tant que le règlement n’est pas rapproché, la facture apparaît “En paiement”. 

L’icône verteprès de la ligne de paiement affiche plus d’informations sur le paiement. 

Vous pouvez ouvrir la pièce comptable en cliquant surou dé-lettrer un règlement, en cliquant sur . Si vous dé-lettrez un règlement, il est toujours inscrit dans vos livres mais plus lié à la facture concernée. 

2.1.1.1 Ecritures comptables

• Écritures comptables d’une facture

• Écritures comptables du règlement client

• Lettrage de la facture avec le règlement: A1

   

2.1.1.2 Rapprochement bancaire

Aller dans le tableau de bord de la comptabilité pour importer le relevé bancaire. Dans le journal de banque, cliquez sur “Importer”:

Le relevé bancaire étant importé dans Odoo, rapprocher la ligne de relevé (ligne grise) avec le règlement effectué (ligne bleue) dans Odoo en cliquant sur .

Le rapprochement étant effectué, le montant est automatiquement transféré sur le compte de banque:

La facture est marquée “Payé”.

2.1.2 Depuis plusieurs factures de vente

Depuis la vue liste des factures de vente, sélectionner toutes les factures à régler puis cliquer le bouton :

Sélectionner le journal de banque puis le moyen de paiement “Batch deposit” pour enregistrer un chèque.

Cocher “Grouper les Paiements” pour enregistrer un seul paiement pour toutes les factures sélectionnées:

Cliquer sur le bouton  génère une pièce de banque

2.1.2.1 Remises de chèques

Créer le bordereau de dépôt de chèques en allant dans Comptabilité > Clients > Paiements en groupe.

Sélectionner la banque puis le moyen de paiement “Bordereau de dépôt”:

Ajouter les lignes de paiement en chèques effectuées:

        Valider le paiement en groupe:

Le règlement est lettré avec les factures en réduisant le montant dû (ici le règlement étant total, le montant dû = 0).

Le règlement est enregistré dans un compte d’attente. Tant que le règlement n’est pas rapproché, les factures apparaissent “En paiement”. 

L’icône verte « i » près de la ligne de paiement affiche plus d’informations sur le règlement. Il est possible d’ouvrir la pièce comptable en cliquant surou dé-lettrer un règlement, en cliquant sur . 

2.1.2.2 Ecritures comptables

• Écritures comptables d’une facture

• Écritures comptables du règlement client

• Lettrage de la facture avec le règlement: A5

 

2.1.2.3 Rapprochement bancaire

Le relevé bancaire étant importé dans Odoo, sélectionner l’onglet “Batch payments” puis sélectionner la ligne de paiements en bordereau:

Rapprocher la ligne de relevé (ligne grise) avec le règlement en chèque effectué (ligne bleue) dans Odoo en cliquant sur .

Le rapprochement étant effectué, les 2 factures sont marquées “Payé”.

2.1.3 Un règlement sans facture

Pour enregistrer un règlement, aller dans Comptabilité > Clients > Paiements, puis cliquer sur Créer :

Sélectionner le client, le journal de banque, le moyen de paiement, la date, puis saisir le montant du règlement client:

Cliquer sur “Confirmer” génère une pièce de banque:

2.1.4 Depuis le relevé bancaire

Une fois le relevé bancaire importé, il est possible de pointer un règlement client avec la facture ou le paiement.

2.1.4.1 Pointer une ligne de relevé bancaire avec la facture

Dans ce cas, la ligne apparaît en gris. Cela signifie que le règlement n’est pas comptabilisé (la facture est ouverte). Lettrer la facture avec une ligne de relevé va avoir pour effet de comptabiliser le règlement à la date de la banque

Sélectionner le client:

Valider le règlement

Écritures comptables: la facture et le règlement sont lettrés

2.1.4.2 Pointer une transaction bancaire avec un paiement 

Dans ce cas, l'écriture comptable apparaît en bleu. Le règlement est déjà comptabilisé et le rapprochement est un simple pointage

2.1.4.3 Comptabiliser depuis le relevé

Lorsque la contrepartie est absente, sélectionner le client et le compte comptable à utiliser, puis saisir un libellé correspondant à cette transaction.

Lorsque vous validez l'opération, une pièce comptable est comptabilisée et rapprochée automatiquement.