Depuis plusieurs années maintenant, toutes les sociétés en France s’activent pour la dématérialisation des factures pour pouvoir passer à la facturation électronique. Certaines ont déjà pris de l’avance sur la génération de factures électroniques, d'autres hésitent encore sur les choix à effectuer.
Cet article a pour but de vous présenter les atouts du logiciel Odoo dans votre processus de dématérialisation. Ce logiciel de facturation vous permet d'aborder la transition vers le "0 papier".
Pourquoi doit-on passer à la facture électronique ?
La transmission des factures électroniques a été confirmée par la Loi de finance 2020 dans son article 153. Début 2024, toutes les entreprises françaises devront être en mesure d'émettre et de recevoir des factures par voie électronique. Pour cela, elles sont libres de choisir le logiciel comptable qu'elles vont utiliser.
Cette action a pour but de faciliter la gestion de la compta pour contrôler plus efficacement les déclarations de TVA. Les actions de pré-remplissage des déclarations facilitent grandement la tâche des professionnels et leurs actions commerciales et financières sont plus sécurisées. Les risques de fraude à la déclaration de la TVA sont minimes.
L’Etat facilite grandement la tâche en mettant à disposition des professionnels le site Chorus Pro, pour y déposer leurs factures. La plateforme a déjà collecté plus de 200 millions de factures à ce jour. L’étape des échanges inter-entreprises devrait représenter plus de 2 milliards de factures par an pour les secteurs publics et privés.
Quelles différences entre les factures classiques et les factures électroniques ?
Il se peut que l’hésitation des professionnels se base sur cette question fondamentale : quelle différence y a-t-il entre les factures classiques et électroniques ?
Il n’y a aucune différence dans son utilisation. Les mêmes données devront figurer sur la facture électronique : le nom du client, son adresse, les coûts facturés, les TVA, les remises, etc… La valeur du fichier électronique est équivalente au format papier du point de vue juridique.
Là où on perçoit le plus de différence c’est au niveau des gains dans le processus de travail. Les utilisateurs verront leur temps de traitement de facture réduit, le temps de réception des factures par les clients/fournisseurs est plus rapide car tout se fait par un clic en envoyant les mails ; une optimisation du temps de travail pour passer sur d’autres tâches. Les risques d’erreurs humaines et oublis sont réduits car le système automatise les tâches. De plus les documents sont non falsifiables car des exemplaires sont gardés dans les applications. Les actions de réception venant des fournisseurs et de livraison au client sont suivies dans les applications, les différents entre les entités peuvent être éviter car les preuves sont disponibles. Et cela s'ajoute le paiement automatique des factures, ce qui rend les tâches moins pénibles.
Et le plus, tout le monde fait un geste pour la planète en réduisant l’utilisation de papier, réduisant les déplacements des coursiers dans chez les parties prenantes pour la livraison du document classique.
Quels formats pour vos factures dématérialisées ?
Grâce au module documents d'Odoo pour une gestion documentaire 100% dématérialisée, les formats de fichier pris en charge pour la dématérialisation de la facturation au niveau de l’administration fiscale sont :
- Le format PDF qui est le format par excellence pour archiver ses documents
- Le format factur-X qui inclut les données structurées en XML dans le format PDF
- Le format EDI (échange de données informatisées) qui permet d’échanger directement les données pour les logiciels utilisant le même langage informatique pour les parties prenantes
Parle-t-on seulement des factures ?
En premier lieu, on commence par les factures clients et fournisseurs et puis toutes les déclarations fiscales. Les données doivent suivre la norme et être complètes pour permettre le suivi à l’état : le montant des factures et les TVA, la source de produits proposés : bien ou service, l’adresse de livraison.
Dans un second temps, les entreprises doivent également se préparer à fournir des déclarations électroniques de leur comptabilité. Pas seulement pour les transactions entre les entreprises françaises mais aussi avec les sociétés étrangères et les particuliers.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
Utiliser la facturation électronique profite à l’entreprise en terme
- d’amélioration du processus de l’entreprise : Les étapes de la facturation sont historisées dans l’outil de gestion choisi
- de réduction de risque d’une fraude ou d’erreur humaine : toutes les actions des utilisateurs sont retranscrits et on peut voir qui a fait quoi
- de traitement des papiers : plus besoin d’avoir beaucoup de classeur de rangement physique ou d’impression, les logiciels de gestion se chargent hiérarchiser et de classer selon les catégories et les dates
- de délai de traitement : communication rapide entre les parties prenantes
Pourquoi choisir le logiciel Odoo pour votre facturation électronique ?
Odoo est une solution tout en un. Elle intègre de multiples fonctionnalités pour traiter ses factures électroniques. Tous les avantages cités plus haut sont couverts par le module comptabilité d'Odoo en plus des interactions avec d'autres modules comme le module signature. Chaque modèle possède un document qui l’accompagne et qui peut être téléchargé au fichier de format PDF au fur et à mesure de la progression dans son cycle de vie d’achat ou de vente, depuis les devis jusqu'au paiement. De plus, avec le logiciel Odoo, toutes les parties prenantes (agents comptables, clients, fournisseurs, etc...) peuvent signer les factures directement dans l’application sans passer par le processus impression, signature manuelle et scan. De plus le format de facture généré par Odoo est accepté par la plateforme de l'état français Chorus Pro.
Les factures sont classées selon le type : fournisseurs ou clients. Elles sont également disponibles dans les documents initiaux qui ont initié sa génération et leurs lisibilités sont simple grâce aux smart buttons qui sont visibles sur les modèles pour voir les différentes liaisons des modules (liaison vente aux mouvements de stocks, les factures émises, les bons de livraison traités, etc…). Des historiques des versions sont visibles dans l'ERP Odoo et les actions relatives au modèle sont tous prises en compte. Plus besoin d’imprimer puisque la vue d’Odoo permet de visionner les factures dans toutes leurs états : brouillon, partiellement payés, payés, annulés, etc… Des historiques sont disponibles sur le tchatter Odoo pour voir les changements. Les impressions PDF des factures peuvent être faites en un clic.
Vous voulez en savoir plus sur la comptabilité dématérialisée avec le logiciel Odoo ou avez besoin de conseil dans l'utilisation de votre ERP pour mettre en place votre processus de travail d'utilisation de la facturation électronique ; n'hésitez surtout pas à faire appel à l'un de nos experts en nous contactant ici.
