La gestion des achats est un processus qui comprend la gestion des fournisseurs potentiels, la négociation des prix d’achat et des conditions de livraison. Il est important pour une entreprise de s'assurer qu’elle obtienne les meilleures valeurs pour ses dépenses en produits et services, tout en respectant les critères de qualité, de délai et de coût. Le module Achat vous aide à suivre les demandes de prix, les bons de commandes et contrats d’achat, à automatiser les réapprovisionnements.

1. Gestion des fournisseurs

Cette fonctionnalité permet de centraliser toutes les informations relatives aux fournisseurs, telles que leurs coordonnées, les conditions de paiement ..  Pour afficher, modifier ou créer un fournisseur, aller dans le module Achats ‣ menu Fournisseurs ‣ Fournisseurs.

Sélectionner le fournisseur puis modifier les données à mettre à jour. Cliquer sur le bouton ”CRÉER” pour créer un nouveau fournisseur. Définir si le fournisseur est un particulier ou une société puis compléter le nom, l'adresse, le code postal, le numéro de TVA, le téléphone …

Vous pouvez créer différents types de contacts dans l’onglet "Contacts & Adresses" :

           - Type contact
            - Type adresse de facturation
            - Type adresse de livraison
            - Type adresse personnelle
            - Type autre adresse
            - Type adresse de relance

2. Gestion des produits

La gestion des articles fait référence à la gestion de l'inventaire de l'entreprise, y compris la création, la mise à jour et la surveillance des articles en stock. Cette fonctionnalité permet de centraliser toutes les informations relatives aux articles, telles que les informations de base, les niveaux de stock, les mouvements de stock et les coûts. La création d'un nouveau produit dans Odoo est essentielle pour un achat rapide et efficace dans Odoo. 

Pour afficher, modifier ou créer un produit, aller dans le module Achats ‣ menu Produits ‣ Produits.



Dans l’entête du produit, il est important de spécifier que l’article peut être acheté.

                

Dans l’onglet “Information Générale“, il est important de définir : 

                  1 - La typologie de l’article si c’est un article stockable, consommable ou encore un service pour des prestations:

                

                  2 - Le coût et l’unité de mesure d’achat qui doit appartenir à la même catégorie que celle de la vente.

                    3 - La méthode de coût (prix standard, FIFO (First In, First Out), Coût Moyen (AVCO)
                    4 - La méthode de valorisation de l’inventaire (manuelle, automatique) depuis la catégorie de l’article. La méthode de valorisation automatique                            permet de comptabiliser automatiquement des écritures à chaque entrée/sortie de stocks.

                     

                     Pour plus de détail sur le calcul de la valorisation de l'inventaire, cliquez sur ce lien   Valorisation

                    5 - Comme vous achetez ce produit auprès d'un fournisseur, aller dans l'onglet Achat pour ajouter un ou plusieurs fournisseurs; vous pouvez                                ajouter un prix et une quantité minimale que vous devez commander pour bénéficier de ce prix. 

            

                    6 - Définir la taxe fournisseur par défaut ainsi que les conditions de facturation ainsi que la condition pour pouvoir créer une facture fournisseur :

                    7 - Dans l’onglet “stock”, il faut cocher le bon itinéraire “Acheter” qui permettra de générer automatiquement la transaction entre l’emplacement                            fournisseur et l’emplacement de votre stock.

                      

                        Si vous souhaitez livrer directement un client, cocher “livraison directe". 

3. Commandes fournisseurs

La gestion des commandes d'achat est un processus clé pour une entreprise afin de garantir l'approvisionnement en temps voulu des produits ou des services nécessaires à son activité.

     3.1 Demande de prix

              Vous pouvez créer une demande de prix en allant dans Commandes ‣ Demande de prix 

            

              Cliquer sur le bouton ”CRÉER” : sélectionner le fournisseur, renseigner la référence fournisseur, la date d’échéance, la date d’arrivée prévue puis                     ajouter les lignes de produits à commander auprès du fournisseur; les prix d’achat sont pré-remplis s’ils sont configurés dans l’onglet achat de la                     fiche produit. 

            


            Afin de confirmer les prix auprès du fournisseur, vous pouvez l'envoyer par mail au fournisseur en cliquant sur le bouton “Envoyer par mail”.

            Si le fournisseur vous envoie une confirmation, vous pouvez enregistrer le numéro de référence de la commande dans le champ “Référence                           fournisseur”. Cela vous permettra de faire correspondre facilement le bon de commande avec sa facture du fournisseur. 

    3.2 Commande d’achat

            Pour valider votre commande, il faut cliquer sur le bouton “Confirmer la commande” : le statut passera à l’état “Commande fournisseur”.

    3.3 Appels d'offres 

               Il est possible de gérer des conventions d'achats de type appels d'offres ou commandes ouvertes dans Odoo. Pour cela, il faut les activer dans le

               module Achats  ➤ Configuration ➤ Paramètres : 

            

            Aller dans le menu Commandes ➤ Contrats-cadres et cliquer sur Créer :Contrat d’achat de type “Appel d’offres”

            Créer une demande de prix puis sélectionner le fournisseur. Ajouter les produits que vous souhaitez commander et en quelle quantité. Si les prix                     d'achat sont configurés dans la fiche article, ils sont automatiquement repris sur les lignes de commande. Cliquer sur “Envoyer par e-mail” pour                     envoyer la demande de prix au fournisseur :

            Il est possible de comparer les prix avec d'autres fournisseurs potentiels directement depuis l’onglet “Alternatives” de la commande : cliquer sur                     "Créer une alternative" puis sélectionner un autre fournisseur :

                          Une fois que les prix sont confirmés auprès de chaque fournisseur, il faut mettre à jour les prix dans chaque commande puis cliquer sur                                 "Comparer les lignes de produits". Cette fonctionnalité va comparer les prix de chaque ligne de produit de chaque fournisseur  

                    Les différents prix de chaque fournisseur sont affichés : 
             

                   Pour confirmer le meilleur prix, cliquer sur "Choisissez" : le plus bas prix est affiche en vert:

Dans les lignes de commande dont les prix ne sont pas choisis, la quantité est automatiquement mis à 0 (pour ne pas les commander auprès du fournisseur). Confimer ensuite la commande.

   3.4 Contrat cadre

           Les contrats cadre sont des contrats d'achat de type "Commandes à livraison échelonnée" : un accord à long terme entre votre entreprise et le                      fournisseur est conclu pour livrer les mêmes produits achetés fréquemment auprès du même fournisseur en quantités variables et/ou à des                          moments différents. 

           Pour créer un nouveau contrat de type “Commande à livraison échelonnée”, aller dans le menu Commandes ➤ Contrats-cadres 

                

             Cliquer sur Créer: sélectionner le fournisseur, ajouter les produits que vous souhaitez commander et leur prix :

            

               Confirmer le contrat et créer le(s) demande(s) de prix à chaque fois que vous en avez besoin en cliquant sur “Nouveau devis” :

               Odoo remplit automatiquement les demandes de prix (devis) avec les informations initialement définies lors de la configuration de la “Commande                 à livraison échelonnée”: les lignes de produits sont pré-remplies. Le(s) quantité(s) sont saisie(s) manuellement.

           

                - type de contrat : commandes à livraison échelonnée
                   - type de sélection du contrat : choisir plusieurs demandes de prix (non-exclusive)
                   - lignes : sélectionner “Utiliser les lignes de contrat” si vous souhaitez que les demandes de prix soient pré-remplies                                                                           automatiquement à partir des lignes du contrat 
                   - quantité : sélectionner “Définir les quantités manuellement”

4. Réception des produits

Une fois que la commande est confirmée, voyons comment réceptionner les produits dans le module Achat. Il existe 3 étapes différentes pour réceptionner vos marchandises :

            - Une étape : les marchandises sont reçues directement en stock

            - Deux étapes : les marchandises sont déchargées dans l’emplacement d’entrée puis transférées en stock

            - Trois étapes : les marchandises sont déchargées dans l’emplacement d’entrée, puis passent par un contrôle qualité avant d’être admis en stock.

Pour plus de détails sur la réception des marchandises suivant ces différentes méthodes, cliquez sur ce lien Réception

Voyons ensemble la réception directe dans le stock : cliquer sur le bouton “Réception par produits” ou bien cliquer sur le bouton intelligent “Reçu” dans la commande d’achat.



Valider la réception :

Le statut du bon de réception passera de l’état “Prêt” à l’état “Fait” pour signifier que vous avez réellement reçu ce(s) produit(s) dans votre stock.

5. Réapprovisionner le stock

En définissant des règles de réapprovisionnement sur les produits, Odoo peut vous aider à réapprovisionner automatiquement votre stock lorsqu'il atteint des quantités définies. Dans la fiche article, cliquer sur le bouton intelligent Règles de réapprovisionnement : 

Cliquer sur Créer, sélectionner l’emplacement de stock, la route, le fournisseur, puis définir la quantité minimum et maximum pour le réapprovisionnement :

Cliquer ensuite sur “Commander une fois”: la commande de réassort est automatiquement générée auprès du fournisseur dans le module Achats : la quantité commandée est égale à la quantité maximale définie dans les règles de réapprovisionnement.

Pour plus de détails sur le processus de réapprovisionnement , cliquez sur ce lien Réapprovisionnement

6. Contrôle de la facturation

Selon la politique de contrôle définie dans la fiche article la facture peut être généré :  - quand la commande est confirmée
                                                                                                                                                        - quand les produits sont réceptionnés dans votre stock
.           

Une fois que vous avez confirmé une commande, vous pouvez visualiser l’état de facturation dans l'onglet “Autres informations” : 

    6.1 Contrôle de facture sur                                  “quantités commandées”

            En sélectionnant le contrôle de facture sur “Quantités commandées”, vous pouvez créer une facture fournisseur dès que vous confirmez une                           commande . Depuis la commande d'achat, cliquer sur le bouton ”CRÉER UNE FACTURE”. 

          

            Les quantités dans la facture brouillon générée sont les quantités commandées de la commande d’achat. 

    6.2 Contrôle de facture sur                                   “quantités reçues”

            Si le contrôle de facture est sélectionné sur “Quantités reçues”, vous pouvez créer la facture qu'une fois que vous aurez au moins reçu certains des               produits que vous avez commandés. Depuis la commande d'achat, cliquer sur le bouton ”CRÉER UNE FACTURE”. 

          

            La facture brouillon est générée avec les quantités reçues.

          

7. Factures fournisseurs

 Odoo vous permet de créer les factures fournisseur de 2 manières différentes : dans le module Achat ou dans le module Comptabilité. 

Voyons comment créer une facture fournisseur dans Achats ➤ Bons de commandes : sélectionner la commande à facturer puis cliquer sur "Créer une facture" :

Cliquer sur le bouton "Confirmer" pour comptabiliser la facture (une pièce comptable est créée).

Pour voir la création d'une facture fournisseur à partir du module de Comptabilité, cliquer sur ce lien Factures fournisseur dans Comptabilité .

8. Règlement des factures 

Odoo vous permet d'enregistrer le règlement d'une facture d'achat de 2 manières différentes : dans le module Achat ou Comptabilité.

     8.1 Triple concordance

               Avec la fonctionnalité de triple concordance, Odoo compare les informations apparaissant sur le bon de commande, la facture fournisseur et le                      reçu, et vous permet de savoir si vous devez payer la facture. De cette façon, vous pouvez éviter de payer des factures de fournisseurs                                     incorrects ou frauduleuses.

             

               Avec la fonctionnalité activée, vos factures de fournisseur affichent maintenant le champ “Doit être payé” sous l'onglet Autres informations.

            

              Effectuer le paiement de la facture en cliquant sur le bouton “Enregistrer un paiement”. Dans la popup d’enregistrement du paiement, sélectionner le               journal de banque , le mode de paiement puis cliquer sur “Créer un paiement”.

            

              Un bandeau vert “En paiement” s’affiche sur la facture :

            Pour voir le règlement d'une facture d'achat à partir du module de Comptabilité, cliquer sur ce lien Décaissement

9. Les avoirs fournisseur

Plusieurs raisons peuvent conduire à un avoir, telles que :
                                                                                                            - une erreur dans la facture
                                                                                                            - un retour des marchandises au fournisseur, ou un refus des services
                                                                                                            - des marchandises reçues sont endommagées
A partir de la facture fournisseur, cliquer sur le bouton “Ajouter une note de crédit” :

Saisir le motif de l'avoir puis cliquer sur Extourner : 

Modifier la quantité (ou montant suivant le motif) de l'avoir puis confirmer pour comptabiliser l'avoir.

10. Suivi de facturation

Pour faire un suivi sur vos réceptions et sur factures, vous pouvez à partir de la liste de toutes vos commandes, les regrouper “État de facturation”.

Ci-dessous la signification des différents états :

➯ Factures en attente : 
L'ensemble des articles est reçu "totalement" ou "partiellement". La prochaine étape est donc de créer la facture correspondante.

➯ Rien à facturer : 
Tant que les articles ne sont pas dans le stock, vous n'avez pas de facture fournisseur à créer dont il n’y a rien à facturer.

➯ Complètement facturé : 
Les articles ont bien été réceptionnés et une facture brouillon est créée.

11. Analyse des achats

Analysez les achats effectués durant une période en allant dans le menu Analyse ‣ Achats :

 Dans le vue Pivot, filtrer sur les commandes d'une période, ajouter les mesures :
                                - Total HT
                                - Qté commandée
                                - Qté reçue
                                - Qté à facturer
                                - Qté facturée

Éclater les lignes par :
                                - Fournisseur
                                - Articles